Una automatización con RPA hace posible que los robots de software imiten las acciones humanas para interactuar con sistemas digitales y software.
Estos robots pueden realizar tareas como entender lo que aparece en la pantalla, ejecutar las acciones correctas, navegar por sistemas y extraer datos de manera rápida y consistente.
De esta forma, los robots RPA ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo, de manera que las personas aumenten su satisfacción con las tareas realizadas centrándose en tareas más creativas y con más valor. 

La RPA puede interactuar con aquellos procesos en los que intervienen sistemas heredados, antiguos o desactualizados (Legacy systems), con infraestructura de escritorio virtual (VDI) o con el acceso a bases de datos. 

• Mejora la calidad y la exactitud de los procedimientos, al eliminar los posibles errores humanos. 

• Recopilación de información, comprobación de fechas, etc. 

• Disminuye los costes de procesamiento de datos. 

• Actualización de bases de datos, actualización de informes, etc. 

• Aumenta la productividad al permitir que las personas inviertan en tareas con más valor, dejando que la automatización realice las labores repetitivas. 

• Toma de decisiones, desarrollo de estrategias, creación de contenido, etc. 

• Acelera la velocidad de respuesta al permitir la ejecución de tareas en un tiempo reducido. 

• Comprobación de registros, registro de datos, procesamiento de informes, etc. 

• Mejora la eficiencia al permitir la ejecución simultánea de varios procesos. 

• Verificación de números de identificación, procesamiento de documentos, recopilación de datos, etc. 

• Ofrece seguridad al no requerir la intervención humana para la ejecución de los procesos.  

• Verificación de transacciones, validación de información, etc. 

El proceso ideal para automatizar es un proceso manual, repetitivo y basado en reglas. 

La RPA puede beneficiar en la reducción de costes, la mejora de la productividad, la mejora de la calidad, la mejora del servicio al cliente y la reducción del tiempo de gestión.  

La implementación de la RPA implica el análisis de los procesos actuales, la identificación de los procesos candidatos a la automatización y la selección de la herramienta adecuada para la automatización. 

Se pueden automatizar tareas que incluyen el procesamiento y verificación de datos, clasificación y gestión de documentos, procesamiento de pedidos o solicitudes, procesamiento de pagos, cumplimentación de formularios. 

Las tecnologías que se utilizan para la RPA incluyen programación, visión artificial (CV, Computer Vision), Inteligencia Artificial, Machine Learning, reconocimiento óptico de caracteres (OCR), procesamiento de lenguaje natural, entre otros. 

Dependiendo del proceso, los recursos y tecnología que utilice, puede verse afectado por cambios significativos como: 

– Cambios en el proceso empresarial y en la forma en que se procesa la información. 

– Modificaciones en las aplicaciones de software, las interfaces de usuario y las plataformas de redes. 

– Nuevas regulaciones o normativas aplicables.

Una implementación exitosa de RPA comprendería: 

1. Analizar el proceso de negocio con las personas interesadas. Es esencial conseguir una implicación de todas las partes para tener una visión de todo el proceso.
2. Establecer los objetivos de la automatización, así como su alcance.
3. Realizar una planificación de la automatización y pruebas previas a su implementación.
4. Administrar la configuración de los procesos automatizados, sus ejecuciones y validaciones o intervenciones humanas en el caso de robots atendidos, para garantizar su éxito.
5. Seguimiento y mejora continua: se debe realizar una monitorización de la automatización para detectar cualquier cambio en el proceso.
6. Análisis de resultados de la automatización para monitorizar las automatizaciones, conocer el Retorno de la Inversión (ROI) y mejorar el proceso.
7.  Disponer de documentación de los procesos automatizados para su futura referencia.